Proposta comercial, análise de crédito, contrato, assinatura e cobrança recorrente — tudo sem intervenção humana. O que construímos, os problemas que apareceram e o que ficou de aprendizado.
Quando o cliente descreveu o processo pela primeira vez, fiquei quieto por alguns segundos tentando entender quantos passos manuais havia ali.
Eram muitos. A proposta era gerada no Word. Enviada por e-mail. O cliente respondia aceitando. Aí começava a análise de crédito — planilha, consulta manual em bureau, mais planilha. Depois o contrato, gerado em outro template de Word. Assinatura por e-mail (print, assina, scan). Cadastro manual no sistema de cobrança. E assim por diante.
Em uma semana com volume alto, cada contrato novo consumia entre 3 e 5 horas da equipe. Espalhadas em várias pessoas.
O fluxo completo ficou assim:
1. Lead entra (formulário no site ou integração com WhatsApp) → dados coletados automaticamente, criado no CRM.
2. Qualificação automática → regras definem se o lead está pronto para receber proposta ou se vai para uma trilha de nutrição. Critérios: setor, porte, resposta ao formulário.
3. Geração de proposta → template dinâmico preenchido com os dados do lead. PDF gerado automaticamente e enviado por e-mail com um link de aceite.
4. Aceite do cliente → um clique. Dispara análise de crédito automática via integração com bureau. Score calculado em segundos. Se aprovado, segue. Se reprovado, notifica o responsável comercial.
5. Contrato → gerado automaticamente com base no modelo aprovado pelo jurídico da empresa. Link para assinatura digital enviado por WhatsApp e e-mail.
6. Assinatura → cliente assina digitalmente. Gatilho dispara o cadastro no sistema de cobrança.
7. Cobrança → boleto ou débito automático configurado, com régua de cobrança em caso de inadimplência.
Do aceite à cobrança configurada: menos de 5 minutos. Sem ninguém precisar tocar.
Make para orquestração dos fluxos. Z-API para WhatsApp. Integração com bureau de crédito via API. Plataforma de assinatura digital com API aberta. Sistema de cobrança recorrente da própria empresa com webhook configurado.
O CRM era um sistema legado sem API decente — tivemos que criar um middleware que lia/escrevia direto na base de dados (com cuidado redobrado para não quebrar nada).
O jurídico. Levamos mais tempo aprovando o template de contrato do que desenvolvendo o fluxo inteiro. Cada cláusula precisava de validação. Acabamos desenvolvendo o fluxo em paralelo com templates provisórios, o que gerou retrabalho depois.
A análise de crédito para casos limítrofes. Criamos três faixas: aprovação automática, reprovação automática, e uma faixa cinza que vai para revisão humana. A faixa cinza representa cerca de 15% dos casos. Não dá para eliminar — e não seria correto eliminar. Mas precisamos de um processo claro para quem vai revisar e em quanto tempo.
Clientes que não usam e-mail direito. Parece trivial, mas alguns clientes não conseguiram assinar o contrato digital por limitações técnicas (celular antigo, não sabe como abrir PDF, e-mail cheio). Criamos um fallback para esses casos com atendimento manual.
O volume de contratos novos subiu 35% porque a equipe passou a focar em prospecção ao invés de papelada. Esse foi um resultado não planejado — a equipe literalmente tinha mais tempo disponível.
O tempo de fechamento (do lead qualificado ao contrato assinado) caiu de 4 dias para 6 horas em média.
A empresa conseguiu escalar o time comercial sem contratar mais pessoas para back-office. Isso importou muito para o dono.
Automação de fluxo financeiro precisa de governança. Você está mexendo com dinheiro, crédito e contratos. Cada exceção precisa estar mapeada. Cada falha precisa ter um caminho seguro de fallback.
Não tente automatizar tudo de uma vez. Nesse projeto, começamos pelo fluxo de proposta e aceite. Com isso estável, adicionamos a análise de crédito. Depois o contrato. Depois a cobrança. Cada etapa validada antes de avançar.
E documente tudo. Quando algo falha às 3 da manhã (e vai falhar), alguém precisa saber o que está acontecendo sem precisar chamar o desenvolvedor.
30 minutos para entender o seu desafio e ver se faz sentido trabalharmos juntos.